家の中にはさまざまな種類の『紙』があります。
紙は数枚なら気にならなくても、貯まると嵩張り（かさばり）、あちこちに点在するので、片づけても片づけても油断をするとすぐに増えてしまいます。
紙の片づけに悩まされないためには、必要か不要か素早く判断して不要な紙を即捨てすることとデータ化が鍵になると考えています。
嵩張る紙がごっそりなくなると、家の中も心の中もすっきりします。
紙の片づけについて、即捨ての重要性と保管する紙の整理、データ化の方法、データ化のメリットとデメリット、データ化が向いている紙と向いていない紙についてまとめました。
紙の片づけは不要な紙の即捨てとデータ化が鍵
紙に囲まれる生活
家の中を見回すと、さまざまな種類の『紙』に囲まれて暮らしていることに気づきます。
紙1枚は薄っぺらくて、吹けば飛んでいきそうですが、貯まると嵩張り（かさばり）、ずっしり重さもあります。
日頃から整理しておかないと、いざ必要な時にすぐに見つけられなかったり、なくしてしまったりして、ストレスの種に。
紙は片づけても片づけても、郵送で送られて来たり、郵便受けに配られていたり、職場や役所をはじめ出先で配布されたりと、自分の意思に関係なく入ってくるので、放っておくと日々増えます。
紙の要不要をすばやく判断する
日々入ってくる紙の中には、必要な書類も含まれているため、全て捨てるわけにはいかず、一度は見て、必要か不要か判断しなければなりません。
時間が経つと量が増えて面倒になるので、できる限り受け取ったその日のうちにざっと目を通して判断します。
そして、不要な紙は即捨てます。
ざっと見る時間さえないときがあるかもしれませんが、『とりあへず取っておく紙』を極力減らすことが大切です。
それでも保留にした紙は、できるだけ早く必要か不要か確認する習慣を作ります。
必要な紙は『見える化』して整理
必要な紙は用途別に分類して、書類はクリアファイルに入れたり、カテゴリー別にクリアホルダーに挟んだりして、目に留まりやすく、使いやすい場所に保管します。
大事な書類やよく見る書類は使いやすいように1枚ずつクリアファイルに入れ、『見える化』して収納。
クリアホルダーに挟む書類は束になると探しにくいので、極力量を減らし、スリムなホルダーにします。
時々見直して、不要になった書類は捨てることも大切です。
保管していた紙のデータ化
保管している紙は過去に何らかの理由で必要だと判断したから。
でも、もっと紙を減らせたら、この紙がなくなったらどんなにすっきりするだろうと思い、試しに一部書類をデータ化してみました。
特に困ることはなかったので、他の書類や名刺、証明書など身の回りにある紙を順次データ化して原紙は思い切って捨てました。
紙が減ってすっきり、思った以上に効果がありました！
紙をデータ化する方法
スキャナーとスマホカメラの使い分け
データ化にはプリンタのスキャナーとスマホカメラを使います。
私自身は、長期保管や重要度の高い紙はスキャン、一時的に保管する紙はスマホカメラでデータ化します。
スキャンしたデータはパソコンに取り組み、スマホカメラで撮影したデータはそのままスマホに保存。
そして、データが読み取れるのを確認したら、原紙はすぐに処分。
スキャナーとスマホにはそれぞれメリットやデメリットがあるので、使い分けると効率が上がります。
プリンタのスキャナーで自分好みのデータに
プリンタのスキャナーはファイル形式や画質などを自分好みに設定して、パソコンにスムーズに取り込めるので、使い勝手が良く、データを管理しやすいため、長期で保管したい書類に最適です。
デメリットは書類のサイズに限りがあることと、スキャンに時間がかかること。
逆に、この書類は本当に必要か、スキャンする価値があるか検討して、事前にスキャンする書類を厳選、不要な書類を捨てるので、メリットにもなります。
スマホカメラでサクッと撮影
データにクォリティを求めない書類や雑誌や情報誌の切り抜き、一時的な覚えに取っておく紙類はスキャンするまでもなく、スマホで撮影。
サクサク撮れるので、スピーディにデータ化できます。
スキャンできないサイズや厚みのある紙もスマホが便利。
スマホはいつも携帯するので、移動中にデータをチェックしたり、不要になったデータを適時削除したり、隙間時間を使ってメンテンナンスができて手軽に使えます。
紙のデータ化のメリット
- 場所をとらない
- 管理しやすい
- 活用度が高い
- 経年劣化しない
場所をとらない
紙1枚は薄くても、枚数が増えると嵩張り、保管スペースが必要になります。
データ化して原紙を捨てると、スペースが空いてすっきりするだけでなく、心もすっきりします！
管理しやすい
パソコンやスマホにデータ化したファイルを保管すると、いざ必要な時に検索できたり、視覚に入りやすかったり、探しやすくなります。
管理しやすくなるので、作業の効率が上がります。
活用度が高い
社会のデジタル化はゆっくりでも確実に進んでいます。
デジタル化の推進により、これまで紙が必要だった手続きがデータで対応できるように変わってきています。
必要な書類は1度データ化しておけば、何度でも使え、交通費や送料やコピー代などのコストも削減できるので、活用度が高く、コスパが良いです。
経年劣化しない
紙はどうしても経年劣化しますが、データ化すればそのデメリットが解消されます。
長期保管する紙は受け取ったらすぐにデータ化する習慣を！
紙のデータ化のデメリット
- 手間と時間がかかる
- データの整理が必要
手間と時間がかかる
手元にある紙を1枚1枚チェックして、必要な紙をデータ化するのは手間と時間がかかる作業です。
手間がかかるからこそ、本当に必要かどうか事前にしっかり考えるので判断力が上がります。
それに1度データ化してしまえば、効率よく保管、利用できるため、『必要な手間と時間』だと割り切れます。
データの整理が必要
データ化したファイルは物理的な保管場所はいりませんが、パソコンやスマホにどんどんファイルを保存すると、容量が大きくなります。
保存して放置ではなく、パソコンやスマホのデータも定期的に見直して、整理する必要があります。
データ化して良かった紙としなくていい紙
さまざまな紙をデータ化した結果
これまで保管してきた紙を少しずつデータ化しています。
最初は試験的にデータ化して様子を見ながら、これはイケる！と思うと、同じカテゴリーの紙を一気にデータ化、大量の紙を処分することができました。
ごっそり紙がなくなると本当にすっきりします。
ただ、個人的な見解ですが、データ化して良かった紙とデータ化しなくていい紙があると感じました。
データ化して良かった紙類
- 証明書類
- 名刺、ショップカード
- 雑誌や情報誌等の切り抜き
- 日記やノートなど思い出の品
証明書類
証明書類のデータ化はメリットしかありません。
スキャナーが使えるサイズの証明書は全てスキャンしました。
データはパソコン上で管理するため、探す手間がかからず、必要な証明書をすぐに確認でき、利用しやすくなりました。
卒業証明書など一部原本も保管していますが、最近はデータで提出する機会が増えたので、新たに証明書を取り寄せる時間や費用も節約できます！
名刺、ショップカード
名刺やショップカードはポケットファイル3冊に収まらないほどありましたが、まずは最新の名刺をファイル1冊にまとめました。
次に、1冊のファイルに収まらないうち、保管しておきたい名刺とショップカードを選んで、スマホでデータ化しました。
データ化した名刺は全てシュレッダーにかけ、ショップカードは捨てました。
名刺を利用する機会が減っているので、そのうち最後のファイルも不要になりそうです。
雑誌や情報誌等の切り抜き
雑誌や情報誌等を見て、興味を持った記事や面白い情報があると切り抜いてはバラバラに保管していたので、スマホでデータ化して、紙は全て捨てました。
スマホにデータを保存すると、必要なときにすぐにチェックでき、不要になれば即削除できるので便利です。
日記やノートなど思い出の品
日記やノートなどの思い出の品も一部データ化しました。
大切なモノを残すか手放すか悩んだときに、一度データ化してみるのはひとつの手かもしれません。
データ化したファイルを開くこともないようなら、それは手放していいのだと思います。
データ化しなくていい紙類
- 原本が必要な書類
- 一定期間のみ保管する紙
- 繰り返し見る紙
- 愛着がある紙
どんどん紙が減っていくのを目にすると、いっそ全部データ化してしまいたくなりますが、紙のまま残しておいたほうがいいモノもあります。
原本が必要な書類
原本が必要な書類は紙のまま『見える化』して保管します。
一部証明書類は原紙を保管＆データ化がおすすめです。
一定期間のみ保管する紙
一定期間（比較的短期間）のみ保管が必要な紙は手間をかけてデータ化するよりも、そのままクリアホルダーなどに挟んで一時的に保管して、不要になったら捨てるほうがラク。
保管期間が過ぎたら捨て、定期的に届く書類は都度差し替え、常に最新の書類だけ保管するようにメンテナンスします。
繰り返し見る紙
繰り返し見る紙はデータ化せずに紙のまま利用します。
メモや書き込みをしたい紙もデータ化しないほうが使いやすいです。
愛着がある紙
紙の質感や色、素材など紙そのものや直筆の文字に思い入れがある紙、オリジナルの絵などは紙のまま持っていてこそ価値があります。
触った感触や、見て感じる愛着は他には代えらません。
不要な紙を即捨て＆データ化で紙を減らす習慣を
個人差はあれ、『紙』で保管したほうがいい書類や紙類は限られるので、それ以外はどんどんデータ化してペーパーレス化を進めます。
私自身、これまで保管していた書類や身の回りに紙はまだまだあるので、順次データ化を進めています。
隙間時間に家に保管している紙を見直して、必要な紙と不要な紙を分け、必要な紙はまとめてデータ化または『見える化』して整理。
不要な紙は即捨て！
こうして少しずつでも確実に保管する紙が減ると、片づけが段々ラクになります。
ペーパーレスに抵抗があっても、紙の片づけに困っているなら、一度データ化を試してみる価値はあると思います。
最初は少しだけ試してみて、慣れてきたり、快適だと感じるようなら、しめたもの！
そして、家にある紙をデータ化するのと同じくらい、日々入ってくる紙をしっかりチェックして、不要な紙はすぐに捨てることが今より紙を増やさないコツです。
紙は油断するとどんどん増えます。
ペーパーレスを意識して紙を片づける習慣を身につけることが大切です。
日々入ってくる紙をすばやく処理しながら、少しずつ身の回りの紙を減らし、快適なペーパーレス生活を目指しましょう！
