ビジネス環境だけでなく、プライベートでもデジタル化がどんどん進んでいます。
さらに、社会のデジタル化による影響だけでなく、家の中でも書類やCD、思い出の品などを片づける際はどんどんデータ化して、モノを手放しています。
モノが減ってすっきりする反面、スマホやパソコン内のデータがどんどん増えます。
デジタルデータは物理的な場所を取らないのが利点とはいえ、効率よく活用するためにはモノ以上に整理と管理が重要です。
デジタルデータの片づけについて、デジタルのメリットやデメリットを踏まえて、スマホやパソコンのデータの片づけ方法や日々の整理と定期的なメンテンナンス方法などをまとめました。
デジタル化の加速と暮らしの変化
デジタル化の加速
ビジネス環境だけでなく、プライベートでもデジタル化がどんどん進んでいます。
特に、コロナ禍を経て一気に加速。
デジタル化の加速に伴い、日々の暮らしが少しずつ変わってきています。
例えば、銀行の通帳。
以前は口座を開設するともれなく発行されましたが、2021年1月以降、一部の銀行で紙の通帳の有料化が始まっています。
ネット銀行ではそもそも紙の通帳は発行されず、web上で管理します。
紙の通帳で管理するのはもはや当たり前ではなくなっています。
クレジットカードの紙の利用明細書の有料化も進んでいます。
企業にとっては事務作業が軽減され、ペーパーレス可による経費削減などメリットは大きいですが、利用者にとっては明細書が郵送されると封を開けるだけだったのが自らアクセスしないと確認できなくなった点で、一長一短ではないでしょうか。
さらに、健康保険証はマイナンバーカードを基本とするマイナ保険証へ移行し、2024年12月2日から紙の健康保険証は新規発行されなくなりました。
医療機関や薬局を利用する際は、マイナンバーカードを提示する必要があります。
こんなふうに少しずつ、でも着実にデジタル化が進み、日常生活にさまざまな変化がもたらされていることを実感します。
デジタル化に対応できる人は問題ありませんが、なかには高齢者などデジタルが苦手な人もいるので、デジタル・デバイド（情報格差）への対応も急務だと感じます。
家にある紙やモノのデータ化
社会のデジタル化による受動的な変化だけではなく、自らの意思でデジタル化することもあります。
私自身、家の中で保管していた書類など身の回りの紙類をはじめ、CD、思い出の品などの片づけで、どんどんデータ化して、モノを手放しています。
特に、ペーパーレス化は積極的に進めています。
紙のデータ化については、下記の記事に詳しくまとめています。
デジタルデータのメリットとデメリット
デジタルデータのメリット
- 場所をとらない
- 管理しやすい
- 活用度が高い
- 経年劣化しない
場所をとらない
デジタルデータの最大のメリットは物理的に保管場所をとらないことです。
ファイルの数が増えても、基本スマホやパソコン内に収まってくれます。
データ化して書類や紙、モノを捨てると、スペースが空いてすっきりするだけでなく、心もすっきりします！
管理しやすい
パソコンやスマホのデータをきちんと整理して管理すると、探しやすくなります。
必要なデータをスピーディーに利用できるので、作業の効率が上がります。
活用度が高い
社会のデジタル化推進により、これまで紙が必要だった手続きもデータで対応できることが増えています。
必要な書類は1度データ化しておけば、何度でも使え、交通費や送料やコピー代などのコストも削減できるので、活用度が高くコスパにも優れています。
経年劣化しない
紙やモノはどうしても経年劣化しますが、一般的にデータは寿命が長いのが特徴です。
デジタルデータのデメリット
- 自らアクセスしないと見えない
- データの整理が必要
- 保存データの量に気づきにくい
自らアクセスしないと見えない
紙やモノは周囲に置いてあると、意思の有無にかかわらず目に留まりやすいですが、デジタルデータは何もしなければ自然に目に入ることはありません。
パソコンやスマホなどからアクセスして、必要なデータを自ら探しにいく必要があります。
データの整理が必要
デジタルデータは物理的な保管場所はいりませんが、パソコンやスマホに無秩序にファイルを保存すると、なにがなんだかわからなくなるリスクがあります。
なので、データの管理と整理はとても重要です。
保存する時にはわかりやすいファイル名を付け、フォルダに振り分けて管理。
そして、パソコンやスマホのデータは一度保存したら終わりではなく、日々データの整理をしながら、定期的に見直してメンテナンスする必要があります。
保存データの量に気づきにくい
モノが減ってすっきりする反面、スマホやパソコン内のデータはどんどん増えます。
メモリ容量がいっぱいになるまで、データ量が増えていることに気づきにくい面があります。
特に最新のパソコンやスマホはハードディスクやストレージの容量が大きいので、無制限に近い感覚でデータを保存しているかもしれません。
データは物理的に場所をとらないとはいえ、無制限に、無秩序に増やすと必要なファイルを見つけられなくなったり、作業効率が悪くなったりして、デジタルデータのメリットを享受することができません。
データの片付け
パソコンのファイルやフォルダの整理
必要なファイルを見つけやすくするためにファイルの整理は必須です。
使う頻度の高いパソコンのハードドライブやネットワークドライブの『ドキュメント』、『ピクチャ』など主なフォルダとそのサブフォルダのチェックから取りかかります。
ファイルをひとつひとつ調べて、必要かどうか判断。
ファイル名を見ただけで内容を思い出せないなら、わかりやすい名前に変更。
不要なファイルは削除。
何をどこに保存したかを考える時間を短縮するために、フォルダの数も少なくします。
ファイル名をわかりやすくしてフォルダの構造を決めておき、階層をシンプルに保つと、探しやすさが一気に向上します。
パソコンのメモリ容量が増大したとはいえ、不要なファイルが多くなると、パソコンの作動が遅くなり、イライラの原因に。
なので、定期的に古いファイルを削除したり、アーカイブしたりして、ファイルやフォルダをすっきり整理しておくと、作業がサクサクと進み、メモリ容量がおさえられてパフォーマンスも向上します。
デスクトップはすっきりと
パソコンのデスクトップがごちゃごちゃしていると、作業効率も下がります。
デスクトップの使い方は人それぞれとはいえ、職場で壁紙が見えないほどデスクトップ一面にファイルやフォルダがぎっしりと並んでいるのを見かけると、作業しづらそうと思ってしまいます。
私自身はもともと仕事でもプライベートでもすっきりとしたデスクトップが好きなので、ゴミ箱を含めてアイコンは10個以内におさえ、ファイルをデスクトップに置くことはありません。
アイコンやファイルを見直し、必要なものだけを残して不要なものは削除。
デスクトップが作業しやすい空間に変わると、作業がはかどり、時間を有効に使えます。
メールの整理
メールは頻繁に受信したり送信したり、放っておくとどんどん増えるので、日々整理が必要です。
受信したメールを全て取っておくという考え方から、なにか理由がない限りは削除するという考えに切り替えると、整理しやくなります。
スパムメールはドメインを指定して拒否設定。
不要なメールマガジンなどの登録は解除。
読み終わったメルマガなどの不要なメールは即消去。
受信トレイのメールの数を減らすと気持ちがすっきりして、片づけがいがあります。
不要なアプリの削除
不要なアプリは、デジタル整理の障害になります。
必要のないアプリはアンインストールし、似た機能のツールは1つに絞ると、作業がシンプルになり空き容量を増やせます。
空き容量が増えると、さくさくと作業が進みます。
特にスマホのアプリは少ない方がすっきりとして使いやすくなります。
ひとつずつアプリを確かめて、残す価値がないと思えたアプリは、きっぱり手放しましょう。
バックアップをとる
デジタルデータはパソコンの不具合や故障、事故などでなくなったり、破損したりする心配が全くないわけではありません。
大切なデータが突然消えてしまわないように、バックアップは必須です。
クラウドや外部ストレージにバックアップをとりましょう。
私自身は、万が一に備えて、何年も前からパソコンデータはポータブルハードディスクにバックアップをとっています。
これまでに一度だけパソコンが故障して立ち上がらなくなったことがありますが、新しいパソコンを購入して、無事データを復旧させることができました。
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さくさくとバックアップがとれて快適です。
日々のデータ整理と定期的なメンテンス
日々のデータ整理
日々届くメール、撮り貯めた画像、仕事や生活に必要なファイル、パソコンの中には沢山のデータが保存され、どんどん増えていきます。
それに加え、モノの片づけでデータ化したファイルも増加。
どんどんデータが増えるとさすがにパンクしたり、パフォーマンスが落ちたりするので、デジタルデータもきちんと片づける必要があります。
モノの片づけの要領と同じように、不要なメールはすぐにゴミ箱に捨て、不要になったファイルも躊躇なく削除。
必要なファイルは全て適切なフォルダーに分類して、見たいファイルにすぐにアクセスできるように整理します。
ゴミ箱は空にして、作業を終える習慣を。
定期的な整理
日々の整理を完璧にするのが理想ですが、忙しくて整理が追いつかないことやメールが貯まってしまうこともあります。
なので、定期的に整理する時間を作って、日々の整理で行き届いていないところをまとめてしっかり片づけます。
いわゆるデータの大掃除。
私は数ヶ月に1回と年末年始をデータの大掃除に当てています。
1年を振り返って、不要なメールやファイルを削除したり、不要なメルマガの登録を解除したり、利用していないサービスの会員登録を退会したり、不要なアプリを削除したりします。
複数のデバイスに重複しているデータは削除して、ひとつにします。
また、データの管理方法を見直して、使い勝手が悪かったり、環境の変化に対応できていないと感じたら、ファイルやフォルダのネーミング方法や管理方法を変えてみたりします。
新しい年から管理方法を変える節目になるので、年末年始のデジタルデータの大掃除はおすすめです。
デジタルデータを整理してすっきり使いやすい環境に
今後さらにデジタルデータを扱う機会が増えるでしょう。
デジタルデータの整理は一度したら終わりではなく、継続することが大切です。
簡単にできるところから始めて、日々の業務や生活の効率をアップさせましょう。
日々の整理で不十分なところは定期的に時間を取って整理します。
こうして、自分にとって心地良いデジタルデータとの付き合い方を模索します。
整理されたデジタル環境は、心の整理にもつながります。
デジタルデータの大掃除を済ませて、すっきりと新年を迎えませんか？
デジタルデータのメリットを最大限に活用して、QOL（クオリティ・オブ・ライフ）の向上を目指しましょう！
