家の中にはさまざまな種類の『紙』があります。
紙は数枚なら気にならなくても、貯まるとかさばり、あちこちに点在するので、片づけても片づけても油断をするとすぐに増えてしまいます。
紙の片づけに悩まされないためには、必要か不要か素早く判断することとデータ化が鍵になると考えています。
かさばる紙がごっそりなくなると、家の中も心の中もすっきりします。
紙の片づけについて、すばやく判断するコツ、データ化の方法、メリットとデメリット、向いている紙、向いていない紙、そして保管する紙の整理についてまとめました。
紙の片づけはすばやい判断とデータ化が鍵
紙に囲まれる生活
家の中を見回すと、さまざまな種類の『紙』に囲まれて暮らしていることに気づきます。
紙1枚は薄っぺらくて、吹けば飛んでいきそうですが、貯まると嵩張り（かさばり）、ずっしり重さもあります。
日頃から整理しておかないと、いざ必要な時にすぐに見つけられなかったり、なくしてしまったりして、ストレスの種に。
紙は片づけても片づけても、郵送で送られて来たり、郵便受けに配られていたり、職場や役所をはじめ出先で配布されたりと、自分の意思に関係なく入ってくるので、放っておくと日々増えます。
紙の要不要をすばやく判断するコツ
日々入ってくる紙の中には、必要な書類も含まれています。
なので、全て捨てるわけにはいかず、一度は見て、必要か不要か判断しなければなりません。
時間が経つと量が増えて面倒になるので、できる限り受け取ったその日のうちにざっと目を通して判断するのがベスト。
そして、不要な紙はすぐに捨ててしまいます。
ざっと見る時間さえないときがあるかもしれませんが、『とりあへず取っておく紙』を極力減らすのがコツ。
それでも保留にした紙があれば、できるだけ早く必要か不要か確認する習慣を作ります。
必要な紙は『見える化』して整理
必要な紙は用途別に分類して、書類はクリアファイルに入れたり、カテゴリー別にクリアホルダーに挟んだりして、目に留まりやすく、使いやすい場所に保管します。
大事な書類やよく見る書類は使いやすいように1枚ずつクリアファイルに入れ、『見える化』して収納。
クリアホルダーに挟む書類は束になると探しにくいので、極力少なく、薄い状態でキープします。
時々見直して、不要になった書類は捨てることも大切です。
保管していた紙のデータ化
保管している紙は過去に何らかの理由で必要だと判断したから。
でも、もっと紙を減らせたら、この紙がなくなったらどんなにすっきりするだろうと思い、試しに一部書類をデータ化してみました。
特に困ることはなかったので、他の書類や名刺、証明書など身の回りにある紙を順次データ化して原紙は思い切って捨てました。
思った以上に効果があり、紙が減ってすっきり！
紙のデータ化の方法とメリット＆デメリット
データ化はスキャナーとスマホで
スキャナーとスマホカメラの使い分け
データ化にはプリンタのスキャナーとスマホカメラを使っています。
個人的には、長期保管や重要度の高い紙はスキャン、一時的に保管する紙はスマホカメラでデータ化、スキャンしたデータはパソコンに取り組み、スマホカメラで撮影したデータはそのままスマホに保存しています。
そして、データが読み取れるのを確認したら、原紙はすぐに処分。
スキャナーとスマホにはそれぞれメリットやデメリットがあるので、使い分けると効率が上がります。
プリンタのスキャナー
プリンタのスキャナーはファイル形式や画質などを自分好みに設定して、パソコンにスムーズに取り込めるので、使い勝手が良く、データを管理しやすいため、長期で保管したい書類に最適です。
デメリットは書類のサイズに限りがあることと、スキャンに時間がかかること。
手間がかかるのはデメリットですが、逆にこの書類は本当に必要か、スキャンする価値があるかよく考えた上で、事前に不要な紙は捨て、スキャンする書類を厳選するので、メリットにもなります。
スマホカメラ
データにクォリティを求めない書類や雑誌や情報誌の切り抜き、一時的な覚えに取っておく紙類はスキャンするまでもなく、スマホで撮影。
サクサク撮れるので、スピーディにデータ化できます。
スキャンできないサイズや厚みのある紙もスマホが便利。
スマホはいつも携帯するので、移動中にデータをチェックしたり、不要になったデータを適時削除したり、隙間時間を使ってメンテンナンスができて手軽に使えます。
データ化のメリット
- 場所をとらない
- 管理しやすい
- 活用度が高い
- 経年劣化しない
場所をとらない
紙1枚は薄くても、枚数が増えると嵩張り、保管スペースが必要になります。
データ化して原紙を捨てると、スペースが空いてすっきりするだけでなく、心もすっきりします！
管理しやすい
パソコンやスマホにデータ化したファイルを保管すると、いざ必要な時に検索できたり、視覚に入りやすかったり、探しやすくなります。
管理しやすくなるので、作業の効率が上がります。
活用度が高い
社会のデジタル化はゆっくりでも確実に進んでいます。
デジタル化の推進により、これまで紙が必要だった手続きがデータで対応できるように変わってきています。
必要な書類は1度データ化しておけば、何度でも使え、交通費や送料やコピー代などのコストも削減できるので、活用度が高く、コスパが良いです。
経年劣化しない
紙はどうしても経年劣化しますが、データ化すればそのデメリットが解消されます。
長期保管する紙は受け取ったらすぐにデータ化する習慣を！
データ化のデメリット
- 手間と時間がかかる
- 紙派もいる
- データの整理が必要
手間と時間がかかる
手元にある紙を1枚1枚チェックして、必要な紙をデータ化するのは手間と時間がかかる作業です。
手間がかかるからこそ、本当に必要かどうか事前にしっかり考えるので判断力が上がります。
それに1度データ化してしまえば、効率よく保管、利用できるため、『必要な手間と時間』だと割り切れます。
紙派もいる
デジタル化によりさまざまな紙がデータで活用できますが、「やっぱり紙がいい！」という人も一定数いると思います。
データ化が不安な人もいるかもしれません。
一度試してみて、慣れるかどうか様子を見てはどうでしょう？
データの整理が必要
データ化したファイルは物理的な保管場所はいりませんが、パソコンやスマホにどんどんファイルを保存すると、容量が大きくなります。
保存して放置ではなく、パソコンやスマホのデータも定期的に見直して、整理する必要があります。
データ化して良かった／しないほうがいい紙
さまざまな種類の紙をデータ化した結果
これまで保管してきた紙を少しずつデータ化してきました。
最初は試験的にデータ化して様子を見るような感じでしたが、これはイケる！と思うと、同じにカテゴリーの紙を一気にデータ化、大量の紙を処分することができました。
ごっそり紙がなくなると本当にすっきりします。
ただ、個人的な見解ですが、データ化して良かった紙とデータ化しないほうがいいと感じた紙があるので、参考になればと思いまとめます。
データ化して良かった紙類
- 証明書類
- 名刺、ショップカード
- 雑誌や情報誌等の切り抜き
- 日記やノートなど思い出の品
証明書類
証明書類のデータ化はメリットしかありません。
スキャナーが使えるサイズの証明書は全てスキャンしました。
データはパソコン上で管理するため、探す手間がかからず、必要な証明書をすぐに確認でき、利用しやすくなりました。
卒業証明書など一部原本も保管していますが、最近はデータで提出する機会が増えたので、新たに証明書を取り寄せる時間や費用も節約できます！
名刺、ショップカード
名刺やショップカードはポケットファイル3冊に収まらないほどありましたが、最新の名刺をファイル1冊にまとめ、その他は保管しておきたい名刺とショップカードを選んで、スマホでデータ化しました。
データ化した名刺は全てシュレッダーにかけ、ショップカードは捨てました。
名刺を利用する機会が減っているので、そのうち最後のファイルも不要になりそうです。
雑誌や情報誌等の切り抜き
雑誌や情報誌等を見て、興味を持った記事や面白い情報があると切り抜いて、バラバラに保管していたので、スマホでデータ化して、紙は全て捨てました。
スマホにデータを保存すると、必要なときにすぐにチェックでき、不要になれば即削除できるので便利です。
日記やノートなど思い出の品
日記やノートなどの思い出の品も一部データ化しました。
大切なモノを残すか、手放すか悩んだときに、一度データ化してみるのはひとつの手かもしれません。
データ化したファイルを開くこともないようなら、それは手放していいのだと思います。
データ化しないほうがいい紙類
どんどん紙が減っていくのを目にすると、気分が良くなり、いっそ全部データ化してしまいたくなりますが、紙のまま残しておいたほうがいいアイテムもあります。
- 原本が必要な書類
- 一定の期間のみ保管する紙
- 繰り返し見る紙
- 紙そのものや直筆の文字や絵に愛着がある
原本が必要な書類
原本が必要な書類は紙のまま『見える化』して保管します。
一部証明書類は原紙を保管＆データ化がおすすめです。
一定の期間のみ保管する紙
一定の期間（比較的短期間）のみ保管が必要な紙は手間をかけてデータ化するよりも、そのままクリアホルダーなどに挟んで一時的に保管して、不要になったら捨てるほうがラク。
保管期間が過ぎたら捨て、定期的に届く書類は都度差し替え、常に最新の書類だけ保管するようにメンテナンスします。
繰り返し見る紙
繰り返し見る紙はデータ化せずに紙のまま利用します。
メモや書き込みをしたい紙もデータ化しないほうが使いやすいです。
紙そのものや直筆の文字や絵に愛着がある
紙の質感や色、素材など紙そのものや直筆の文字に愛着がある紙はそのまま持っていてこそ価値があります。
触った感触や、見て感じる愛着は他には代えらません。
紙の片づけを習慣化することが大切
データ化で保管している紙を減らす
『紙』のまま保管したほうがいいアイテムは限られるので、それ以外はどんどんデータ化してペーパーレスにできそうです。
私自身、これまで保管していた書類、身の回りの紙はまだまだあるので、順次データ化を進めています。
隙間時間に家に保管している紙を見直して、必要な紙と不要な紙を分け、必要な紙はまとめてデータ化または『見える化』して整理。
こうして少しずつでも確実に保管する紙が減ると、片づけが段々ラクになります。
ペーパーレス化に不安を感じたり、抵抗を感じる方は無理をする必要はありませんが、紙の片づけに困っているなら、一度データ化を試してみる価値はあると思います。
最初は少しだけ試してみて、慣れたり、快適だと感じたら、しめたもの！
日々入ってくる紙をすばやくチェックする習慣を！
家にある紙をデータ化するのと同じくらい、日々入ってくる紙をしっかりチェックして、不要な紙はすぐに捨てることが今より紙を増やさないコツ。
郵便物や配布物、自分で買う紙類・・・
紙は油断するとどんどん増えていきます。
完全なペーパーレス生活は無理でも、ペーパーレスを意識して紙を片づける習慣を作ることはできます。
日々入ってくる紙をすばやく処理しながら、少しずつ身の回りの紙を減らし、快適なペーパーレス生活を目指しましょう！
